Klokkenluidersregeling voor het melden van overtredingen

Meldingen kunnen op verschillende manieren worden gedaan bij de lokale Compliance Officer. Post, telefoon en e-mail zijn alle mogelijke methoden om dit te doen. Het is belangrijk dat de volgende vragen in alle meldingen worden beantwoord.

Een melding moet duidelijk maken wie de afzender is. Alleen als de afzender gemakkelijk kan worden geïdentificeerd, kan een effectieve dialoog worden gestart. Een uitzondering met betrekking tot anonieme meldingen wordt aan het einde van deze vragen uitgelegd.

Een melding moet zodanig worden geformuleerd dat de feiten waarop de melding is gebaseerd, kunnen worden vastgesteld. Houd er rekening mee dat de Compliance Officers vertrouwen op het ontvangen van de volledige feiten van elke zaak. Er kan ook meer informatie nodig zijn, daarom is het vaak handig dat de melding niet anoniem wordt ingediend, omdat dit verdere vragen mogelijk maakt. Voor informatie over welke inhoud niet geschikt is in een melding, zie "Welke kwesties mogen niet via het klokkenluiderssysteem worden gemeld".

Het is belangrijk om precies aan te geven wanneer de beschreven gebeurtenissen hebben plaatsgevonden, zodat verantwoordelijkheden en andere feiten met betrekking tot de zaak op de juiste manier kunnen worden toegewezen. De kennisgeving moet onmiddellijk worden gedaan (over het algemeen binnen enkele dagen). Er is weinig te doen aan incidenten die lang geleden hebben plaatsgevonden.

De plaats van waaruit de kennisgeving wordt gedaan, moet zo nauwkeurig mogelijk worden gespecificeerd; vermeld waar mogelijk het betreffende land, de locatie, de fabriek, het therapieveld en de afdeling.

Anonieme meldingen wijken af van het hierboven beschreven patroon. Om een melding anoniem te maken, dien je deze in te dienen via een e-mailaccount dat voorkomt dat je persoonlijk wordt geïdentificeerd, bijvoorbeeld vanaf een adres dat je zelf onder een pseudoniem hebt ingesteld; dit is eenvoudig te doen met behulp van privé-e-maildiensten. Bij het opstellen van de melding moet je jezelf concentreren op de vraag “Wat?” (zie punt 2 hierboven). Alle details die je geeft met betrekking tot plaatsen en tijden moeten zorgvuldig worden geselecteerd om het moeilijk of onmogelijk te maken om je te identificeren. Verdere vragen kunnen echter nog steeds nodig zijn, dus we vragen je om het anonieme e-mailaccount regelmatig te blijven controleren, zodat het anonieme contact kan worden onderhouden. Wij garanderen dat alle gegevens en persoonlijke rechten met betrekking tot meldingen via het klokkenluiderssysteem zo goed mogelijk worden beschermd. Bij voorbaat hartelijk dank voor je steun!

Het klokkenluiderssysteem dient om kwesties met betrekking tot naleving en de gedragscode van B. Braun te verduidelijken. Als een persoon het zou gebruiken om beschuldigingen of klachten tegen één van onze werknemers te maken om persoonlijke of politieke redenen, zou dit een misbruik van het systeem betekenen. We kunnen actie ondernemen in het geval van dergelijk misbruik.